تلفن نرم افزاری یا سافت فون چیست؟
سافت فون معادل نرم افزاری تلفن رومیزی کاری شما است .تلفن نرم افزاری، اپلیکیشنی است که به کاربران امکان می دهد با هر دستگاهی که به اینترنت متصل می شود بتوانند تماس بگیرند به شرط اینکه بلندگو و میکروفون داشته باشد. رایانه ها، تبلت ها و دستگاه های تلفن همراه معمولاً با فناوری تلفن نرم افزاری جفت می شوند. تلفن های نرم افزاری به سیستم های Voice over IP (VoIP) متصل می شوند و بدون نیاز به تلفن فیزیکی به کاربران امکان برقراری تماس تلفنی را می دهند. برای شماره گیری خروجی یا دریافت تماس های ورودی باید از داده تلفن همراه، WiFi یا اتصال مستقیم به اینترنت استفاده کرد. نحوه باز کردن و کارکرد با تلفن سافت فون مانند هر اپلیکیشن دیگری است و تقریبا نیاز به آموزش خاصی ندارد.
کسب و کارها چگونه از تلفن های نرم افزاری استفاده می کنند؟
بسیاری از مشاغل برای صرفه جویی در هزینه، استفاده از تلفن های نرم افزاری را به جای تلفن های سنتی انتخاب می کنند. از آنجا که تلفن های نرم افزاری برنامه های نرم افزاری هستند که می توانند به دستگاه های موجود اضافه شوند، نیازی به صرف هزینه برای خرید تلفن سخت افزاری نیست. بنابراین تلفن های نرم افزاری مقیاس پذیرتر از سایر گزینه های ارتباطی هستند. استفاده از تلفن های رومیزی VoIP نه تنها قیمت بالایی دارند، بلکه احتیاج به کابل تلفن یا شبکه دارند که موجب ایجاد برخی محدودیت ها خواهد شد. برای استفاده از تلفن نرم افزاری یا سافت فون تنها کافی ست نرم افزاری را روی دستگاه خود نصب کنید. اما راه اندازی تلفن های سخت افزاری عموما زمان و انرژی بیشتری می گیرد.
تلفن های نرم افزاری ضمن ایجاد انعطاف پذیری جغرافیایی، در دسترس بودن کارمندان را افزایش می دهند. با استفاده از برنامه های تلفن نرم افزاری، دیگر کارمندان نیازی نیست که همیشه سر میز خود باشند تا بتوانند تماس ها را پاسخ دهند. در عوض، آنها می توانند از طریق چندین دستگاه با یکدیگر و مشتریان ارتباط برقرار کنند.
مزایای استفاده از تلفن های نرم افزاری
استفاده از تلفن های نرم افزاری اجازه می دهد تا:
- در هزینه های خود صرفه جویی کنید
- ساده سازی مسیریابی و فوروارد تماس
- کنترلتماس ها را در زمان واقعی
- قابلیت ضبط تماس ها
- ادغام سیستم های تلفنی با سیستم عامل های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- دسترسی به کارمندان برای استفاده از تلفن در هر زمان و مکان
یکی دیگر از مزایای تلفن نرم افزاری این است که جا به جایی آن به راحتی امکان پذیر است. این روزها که بسیاری از کارمندان به صورت دورکاری فعالیت های خود را انجام می دهند، تلفن های نرم افزاری می توانند بسیار کارآمد باشند. تلفن های نرم افزاری بدون در نظر گرفتن دستگاهی که کاربر از آن استفاده می کند، یک شماره تلفن واحد به کاربران می دهند تا بتوانند تماس بگیرند.
استفاده از تلفن های نرم افزاری برای چه مشاغلی کاربردی است؟
فناوری سافت فون می تواند در طیف گسترده ای از مشاغل، از کسب و کارهای کوچک تا شرکت های جهانی با مراکز تماس گسترده استفاده شود. هر سازمانی که نیاز به مدیریت تماس ها دارد می تواند از قابلیت دسترسی و انعطاف پذیری این سیستم ها بهره مند شود.
کارآفرینان
صرفه جویی در هزینه ها از طریق استفاده از سافت فون ها، صاحبان مشاغل کوچک را قادر سازد تا سرمایه خود را در هزینه هایی مانند فضای دفتر انجام دهند. صاحبان مشاغل کوچک می توانند در هر مکانی که هستند از شماره تجاری اختصاصی خود تماس ها را برقرار کنند. برای به کارگیری کارمندان جدید،Softphone گزینه استخدام کارکنانی را که می توانند از راه دور کار کنند را فراهم می کند.
ارائه دهندگان خدمات خانگی
شرکت هایی که خدمات خانگی مانند خدمات باغبانی، مراقبت از سالمندان، یا نظافت منزل را ارائه می دهند، می توانند از سیستم های تلفن نرم افزاری استفاده کنند. این مشاغل معمولاً کارمندانی را در مناطق محلی خود مستقر می کنند.
ممکن است زمانی که افراد با تلفن شما تماس گیرند، کسی در دفتر کار نباشد تا تماس را پاسخ دهد. نرم افزار سافت فون می تواند تماس ها را فوراً به تلفن های همراه بفرستد و این اطمینان را می دهد که این شرکت سفارش ها را از دست نخواهد داد. این فناوری همچنین به هر کارمند این امکان را می دهد که به جای پاسخگویی از طریق شماره تلفن های شخصی خود، از طریق خط تلفن تجاری این کار را انجام دهند.
ارائه دهندگان خدمات بهداشتی
سافت فون قابلیت های کنترل از راه دور را به ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی می دهد. این امکان برای متخصصانی که به عنوان دستیار بهداشت در خانه و سایر مشاغل خارج از یک مرکز پزشکی کار می کنند مفید است. برخی از شرکت های تلفن نرم افزاری نیز خدماتی مانند ابزار انطباق HIPAA را ارائه می دهند. این ویژگی ها می توانند به ارائه دهندگان خدمات بهداشتی کمک کنند تا تعهدات قانونی خود را در مورد حریم خصوصی بیمار حفظ کنند.
مشاغل مبتنی بر فروش
تیم های فروش و بازاریابی امروز بیشتر تحت تأثیر داده ها در مورد رفتار مشتری هستند. فناوری Softphone با ورود به سیستم تلفن نرم افزاری دسک تاپ، می تواند داده های تماس را به طور خودکار جمع آوری و دسته بندی کند و اطلاعاتی در مورد انواع تماس، رضایت مشتری و سایر معیارهای کلیدی در اختیار این تیم ها قرار دهد.
شرکت های متوسط و بزرگ
بسیاری از شرکت ها، مزایای بی نظیر سیستم های تلفنی مبتنی بر ابر را در هنگام شیوع COVID-19 در اوایل سال 2020 کشف کردند. کارمندان به دلیل قابلیت های کنترل از راه دور و ارتباطات یکپارچه ، می توانستند از خانه کار کنند و کارهای مربوط به تلفن را از طریق تلفن نرم افزاری ادامه دهند.
برای برخی از مشاغل، حرکت به سمت خدمات مخابراتی دیجیتال ممکن است اجتناب ناپذیر باشد. در بسیاری از مناطق جهان، خطوط ثابت تلفن مسی در حال محو شدن در تاریخ هستند و توسط فیبر نوری جایگزین می شوند.
مراکز تماس
به چندین دلیل مراکز تماس در حال سرمایه گذاری در سیستم های تلفن نرم افزاری هستند. مشتریان وقتی می توانند به سرعت با نمایندگان تماس بگیرند و نیازهایشان را به طور موثر برطرف می كنند احساس تعامل بیشتری با شركت ها و رضایت از خدمات دارند. نمایندگان مرکز تماس با استفاده از سیستم تلفن نرم افزاری می توانند به سادگی بر روی سیستم های دیگر مانند CRM شرکت کلیک کنند تا پاسخ ها و راه حل هایی را برای تماس گیرندگان پیدا کنند.
فناوری Softphone شرکت ها را قادر می سازد تا خدمات جهانی و 24 ساعته را بدون سرمایه گذاری در املاک و مستغلات و زیرساخت ها ارائه دهند. نمایندگان می توانند از منزل و با استفاده از رایانه های شخصی خود به لطف وجود خدمات ابری مبتنی بر تلفن نرم افزاری کار کنند.
آیا تلفن های نرم افزاری محدودیت دارند؟
اگرچه برای استفاده از تلفن نرم افزاری به سخت افزار تلفنی سنتی احتیاج ندارید، اما ممکن است به یک نوع هدست با میکروفون و هدفون نیاز داشته باشید.
از آنجا که تلفن های نرم افزاری به دستگاه موجود و اتصال اینترنت متکی هستند، در صورت خرابی و به وجود آمدن مشکل در دستگاه و اینترنت، کاربران دیگر راهی برای برقراری تماس ندارند. اگر لپ تاپ شما خراب شود یا اتصال اینترنت قطع شود، باید به یک دستگاه تلفن سنتی متوسل شوید. همچنین دستگاه های تلفن همراه یا لپ تاپ ها احتیاج به شارژ دارند و ممکن است خاموش شوند.
ویژگی های سافت فون:
- حضور (در دسترس بودن کارمندان را نشان می دهد)
- پیام چت در زمان واقعی
- قابلیت های کنفرانس صوتی
- تماس تصویری و اشتراک صفحه
- فوروارد تماس از راه دور
- ضبط تماس
- پل های تماس فوری
- برنامه موبایل
- انتقال تماس
- انتظار تماس
- Auto-attendant
- پیام صوتی
- حالت مزاحم نشوید
- نمایش هویت تماس گیرنده
- مسیریابی تماس ورودی
- هولد و بی صدا کردن تماس
- پیام صوتی
- اشتراک لیست تماس
- اعلان های زنده
- قابلیت شماره گیری خودکار
- ادغام CRM
- تماس با یک کلیک
- تماس درگ اند دارپ
