سیستم تلفن مجازی چیست و چگونه کار می کند؟

امروزه با روی آوردن کسب و کارها به دورکاری سیستم تلفنی از جایگاه ویژه ای برخوردار شد. یک سیستم تلفن مجازی در مقایسه با تلفن ثابت، عملکرد بسیار بیشتری به شما می دهد. در دورکاری اعضای شرکت در دفتر نیستند تا تماس برقرار کنند و به تلفن رومیزی دسترسی ندارند. در کسب و کار از راه دور مشاغل به یک سیستم تلفن مجازی نیاز دارند.

در این مقاله در مورد چگونه کسب و کار خود را از طریق یک سیستم تلفن مبتنی بر ابر اداره کنید و ویژگی های آن، توضیح می دهیم.

سیستم تلفن مجازی چیست؟

سیستم تلفن مجازی یک بستر ارتباطی است که تماس های تجاری شما را از طریق اتصال به اینترنت مدیریت می کند و به کاربران این امکان را می دهد تا تماس های ورودی و خروجی را از طریق برنامه دسکتاپ، تلفن همراه یا تلفن رومیزی برقرار کنند.

سیستم های تلفن سنتی فقط در یک مکان مشخص کار می کنند اما سیستم تلفن مجازی را می توانید در هر مکانی با اتصال به اینترنت استفاده کنید.

بزرگترین دلیلی که شرکت ها سیستم تلفن خود را به ابر تغییر می دهند، استفاده از ویژگی های پیشرفته ای است که فقط یک سیستم تلفن مجازی می تواند ارائه دهد. با این نوع سیستم شرکت ها می توانند بهره وری خود را افزایش داده و تیم خود را توسعه دهند.

در سیستم تلفن مجازی ویژگی های پیشرفته ای مانند پیام کوتاه SMS ، شماره تلفن های تجاری و رونویسی پست صوتی وجود دارد.

تحقیقات جدید نشان می دهد که تقریبا 40 درصد از شرکت ها دارای افراد دور کار هستند و به یک سیستم تلفن نیاز دارند که در داخل و خارج از دفتر کار کند.

سیستم تلفن مجازی چگونه کار می کند؟

یک سیستم تلفن مجازی تماس ها را بین شماره تلفن های رایگان و محلی و کاربران متصل می کند. ویژگی های تلفن مجازی با مدیریت تمام زیرساخت های مخابراتی و روابط با شبکه تلفن عمومی سوئیچ، که بیشتر با نام PSTN شناخته می شود، کار می کند.

پروتکل صدا از طریق اینترنت (VoIP) در هسته یک سیستم تلفن مجازی وجود دارد. داخلی های تلفن به صورت مجازی وجود دارند و به صورت خطوط فیزیکی نیستند. شما می توانید از هر شماره تلفن موجود در بیزینس خود، استفاده کنید. این فناوری، صدای آنالوگ را به کدک های VoIP برای دستیابی به کیفیت برتر تماس تبدیل می کند.

ارائه دهندگان VoIP یک شبکه اضافی از مراکز داده ایجاد می کنند که در صورت شرایط آب و هوایی ارتباطات به طور خودکار به سرورهای دیگر متصل شود.

با یک سیستم تلفن مجازی می توانید تماس ها را از تلفن دفتر به راحتی به تلفن همراه خود ارسال کنید و در صورت مرخصی می توانید با همکاران تماس بگیرید.

در تلفن ثابت اتصالات از طریق سیم برقرار می شود و شما می توانید تا محدوده سیم حرکت و مکالمه کنید. در تلفن ثابت افزایش عوارض و هزینه های ماهانه وجود دارد. VoIP به شما این امکان می دهد تا در هر جایی که به اینترنت دسترسی دارید تماس بگیرید و سیستم مجازی با یک سیگنال قوی Wi-Fi به خوبی کار می کند.

سیستم های تلفن مجازی به مشاغل این امکان را می دهد تا از قابلیت اطمینان بیشتر، کیفیت بهتر تماس و بسیاری از ویژگی های پیشرفته برای عملکرد بهتر استفاده کنند.

تفاوت PBX و سیستم تلفن مجازی در عملکرد

مزایای استفاده از سیستم تلفن مجازی

همه سیستم های تلفن تجاری یکسان نیستند. در ادامه در مورد چرا یک سیستم تلفن مجازی برای مشاغل و شرکت های کوچک گزینه مناسبی است، توضیح می دهیم.

1- راه اندازی آسان

یکی از مهمترین مزایای سیستم تلفن مجازی این است که راه اندازی و استفاده از آن آسان است. در سیستم تلفن سنتی یک نصاب سیم ها را باید در اطراف دفتر برش دهد و تیم شما در این زمان نمی تواند تماس تلفنی برقرار کند.

سیستم تلفن مجازی با اتصال به اینترنت پر سرعت کار می کند و هنگامی که تلفن های VoIP خود را دریافت کردید آن را وصل می کنید.

2- هزینه پایین

اغلب، مشاغل هزینه راه حل ها را پرداخت می کنند و از آنها به طور کامل استفاده نمی کنند و این منجر به ضایعات زیادی می شود. یک سیستم تلفن مجازی به شما امکان می دهد ترکیب مناسبی از ویژگی ها و خطوط برای کار خود را انتخاب کنید. با سیستم تلفن مجازی از بیش ترین ویژگی های بهره می برید.

ویژگی های برتر سیستم تلفن مجازی شامل:

•        حالت خودکار و خوش آمدگویی
•        موسیقی را نگه دارید و به راحتی پیام دهید
•        مسیریابی خودکار تماس ها بر اساس ساعات کاری
•        ارسال تماس به برنامه های افزودنی و مکان های مختلف تلفن
•        جزئیات تماس های ورودی و خروجی
•        مدیریت نمایش شماره تماس گیرنده، برای خصوصی نگه داشتن شماره تلفن شما
•        ضبط تماس برای آموزش کارکنان
•        تماس بین المللی با قیمت مناسب

3- شماره تلفن های درخواستی

اگر افراد دور کار دارید به احتمال زیاد شماره تلفن آنها همه دارای کد منطقه ای متفاوت و پیشوندهای ناهماهنگ است و ارتباط را به یک مانع تبدیل می کند.

سیستم های تلفن مجازی به تیم شما هویت حرفه ای می دهد تا مکالمات خود را ارتقا دهد. شما می توانید از یک شماره رایگان استفاده کنید، یک شماره محلی را انتخاب کنید یا حتی به طور کلی از شماره مستقیم استفاده نکنید. تیم شما همیشه می تواند از شماره تلفن ترجیحی استفاده کند. مسیریابی پیشرفته تماس ها می تواند در صورت تمایل تماس ها را به دستگاه تلفن همراه، پست صوتی یا شخص دیگری هدایت کند.

کارمندان شما می توانند شناسه تماس گیرنده خود را برای برقراری و دریافت تماس های تجاری بدون افشای شماره تلفن های همراه پنهان کنند.

4- دستگاه های قابل انعطاف

سیستم های تلفن سیمی به تیم شما نیاز دارد تا از طریق تلفن رومیزی تماس بگیرند. با VoIP تیم شما می تواند از دستگاه های مختلف ارتباط برقرار کند.

سیستم های تلفن مجازی از استانداردهای باز جهانی استفاده می کنند بدین معنا که می توانید از هر دستگاه مبتنی بر IP به جای یک تلفن رومیزی تماس بگیرید. نمونه دستگاه ها عبارتند از:

•        نرم افزارهای دسکتاپ یا لپ تاپ
•        آی پد و تبلت
•        تلفن های کنفرانس
•        برنامه های Android یا iOS
•        تلفن های بی سیم VoIP

این دستگاه ها برای برقراری تماس های تجاری مطمئن به پروتکل (SIP) تکیه می کنند.

5- مسیریابی هوشمند تماس

به راحتی تماس های ورودی را به افراد منتقل کنید. با استفاده از سیستم تلفن مجازی می توانید تماس ها را به تلفن همراه خود انتقال دهید. ابتدا تماس های تلفنی را از طریق یک اپراتور خودکار به شماره اصلی خود هدایت کنید، این عملکرد به تماس گیرندگان این امکان را می دهد تا بخش یا فردی را که مایل به برقراری ارتباط هستند انتخاب کنند. ثانیاً، می توانید بر اساس ساعات کاری، ارسال تماس خودکار را تنظیم کنید. ثالثا، کاربران می توانند بازارسال خود را تنظیم کرده یا تماس گیرندگان را به پست صوتی ارسال کنند.

6- گزارش گیری و آنالیز تماس

با آنالیز تماس می توانید از روزهای شلوغ هفته و حجم تماس ها در تعطیلات و ... اطلاع کسب کنید. کسب این اطلاعات به شما در مدیریت تماس ها کمک می کند.

8- افزایش همکاری تیمی

کنفرانس های صوتی و تصویری جزء اصلی هر سیستم تلفن مجازی هستند. با کنفرانس می توانید همه اعضای شرکت را گردآوری کرده و شماره گیری را برای کسانی که اتصال VoIP قوی ندارند، ارائه دهید. این فقط برای اعضای شرکت نیست، شما می توانید یک خط کنفرانس اختصاصی برای مشتریان خود راه اندازی کنید تا آنها بتوانند مشارکت عملی مورد نیاز خود را بدست آورند.