با استفاده از دستگاه ضبط مکالمات تمامی جزئیات تماس های ورودی و خروجی بر روی حافظه گوشی ذخیره می شود. می توان فایل های ضبط شده را کنترل و مدیریت کرد. ضبط مکالمات در شرکت ها و ادارات از اهمیت زیادی برخوردار است، مدیران می توانند نظارت و مدیریت بر روی مکالمه های کارمندان خود داشته باشند تا نحوه مکالمه کارمندان خود را با مشتری ها بررسی کنند. هر زمان که با سازمان یا شرکتی تماسی گرفته شد، برنامه به طور خودکار ضبط تماس را شروع می کند. ذخیره سازی دستگاه های ضبط مکالمات به دو صورت با کامپیوتر و بدون کامپیوتر انجام می شود.
ضبط مکالمات تلفنی در دستگاه سانترال پاناسونیک
شرکت هایی که از دستگاه سانترال استفاده می کنند این امکان را دارند تا تمامی تماس های تلفنی را با جزئیات ضبط کنند. در دستگاه های سانترال یستار سری P ، S و دستگاه های NEC قابلیت ضبط مکالمات تلفنی به طور پیش فرض وجود دارد، اما این قابلیت بر روی دستگاه های سانترال پاناسونیک وجود ندارد و باید دستگاه جداگانه ای برای ضبط مکالمات خریداری کنند و از طریق کابل به خطوط شهری و داخلی وصل کنند تا تمامی تماس هایی که از بیرون مجموعه دریافت می شود و یا از داخل مجموعه گرفته می شود را ضبط کند.
دستگاه های ضبط مکالمات
- ذخیره اطلاعات بر روی کامپیوتر
- ذخیره بر روی یک حافظه RAM
دستگاه ضبط مکالمات بر روی RAM
این دستگاه اطلاعات را بر روی RAM ذخیره می کند. زمانی که دستگاه را خریداری کردید آن را به خطوط داخلی و شهری وصل کنید و یک RAM را به آن وصل کنید. این دستگاه مکالمات را تا جایی که RAM ظرفیت دارد، ذخیره می کند. این دستگاه برای حجم اطلاعات کمی از مکالمات استفاده می شود.
دستگاه ضبط مکالمات بر روی کامپیوتر
زمانی که این دستگاه را خریداری کردید یک طرف آن را به خط شهری و طرف دیگر را به کامپیوتر وصل کنید، بعد از آن باید یک نرم افزار مخصوص بر روی کامپیوتر نصب کنید. این دستگاه برای شرکت های بزرگ که حجم زیادی از اطلاعات را برای ذخیره دارند، مناسب است.
کاربرد دستگاه ضبط مکالمات
این دستگاه ها بیش ترین کاربرد را در مراکز تجاری دارند اما این امکان وجود دارد که از این قابلیت در منازل استفاده کنند. بعضی از مراکز تجاری مانند: بازار بورس، بانک ها، فرودگاه ها، فروشگاه های تلفنی، اورژانس ها و... این قابلیت کاربرد فراوانی دارد.
چند مورد از مزایای ضبط مکالمات تلفنی
- در ابتدای مکالمه مشتری را از قابلیت ضبط مکالمه آگاه کنند تا از کلمات توهین آمیز خودداری کند.
- بررسی و ارزیابی عملکرد کار کارمندان
- نقاط ضعف و قوت کارمندان را تشخیص می دهند.
- مدیران می توانند با آموزش های صحیح از کندی پاسخ گویی کارمندان به مشتری ها جلوگیری کنند.
- در صورت شکایت یکی از مشتری ها، مدیران می توانند مکالمه را پیدا کرده و ادعای مشتری را پیگیری کنند.
- بررسی پیشرفت کار کارمندان
- مدیران می توانند به صورت آنلاین مکالمه های کارمندان را گوش کنند.
- از مکالمات ضبط شده کارمندان برای یادگیری و استخدام کارمند جدیدی استفاده کنند.
- جزئیاتی را که نتوانستید هنگام مکالمه با مشتریان یادداشت کنید، می توانید با گوش دادن دوباره به مکالمه آن ها را ثبت کنید.
- از هزینه های تلفن جلوگیری می کند زیرا کارمندان در صورتی که بدانند مکالمات ضبط می شود از صحبت های طولانی غیرکاری خودداری می کنند.
- صدای هر دو طرف مکالمه را با کیفیت بالا ضبط می کند.
- مدیران می توانند هر زمان توسط کامپیوتر یا گوشی مکالمه ها را بررسی کنند.
- کارمندان با گوش دادن به مکالمه های خود می توانند به اشتباهاتشان پی ببرند.
