هر کسب و کاری به خدمات تلفن نیاز دارد. تجارت شما مشتریانی دارد که باید با آن ها تماس گرفته شود و فروشنده هایی برای مذاکره و تیم هایی برای هماهنگی دارید. از ایمیل، تلفن های هوشمند و برنامه های پیام رسانی می توانید برای ارتباط استفاده کنید اما به اندازه خدمات تلفن قابل اعتماد و فعال نیستند.
سیستم های تلفن چند خطی به کسب و کارها اعتبار، دسترسی و امنیت را اضافه می کند. مشتریان انتظار دارند شماره تلفن های کسب و کار شما را در وب سایت یا رسانه های اجتماعی مشاهده کنند. گاهی اوقات مشتریان یا شرکا باید فوراً با شما صحبت کنند و تلفن این امکان را فراهم می کند.
همه ی سیستم های تلفن یکسان نیستند. برای اینکه بدانید کدام سیستم تلفن برای کسب و کار شما بهتر عمل می کند، باید چندین سوال کلیدی را از خود بپرسید:
1- آیا باید از تلفن ثابت سنتی یا خدمات VoIP استفاده کنم؟
2- آیا باید از سیستم های تلفن کامل با سخت افزار رومیزی استفاده کنم یا فقط از تلفن های مجازی که می توانند در هر دستگاهی فعال شوند استفاده کنم؟
3- اگر از VoIP استفاده می کنم، آیا باید آن را در محل خود داشته باشم یا بر اساس cloud کار کنم؟
4- بهترین خدمات تلفن تجاری از نظر صنعت، بودجه، تعداد کارکنان، مکان های اداری و مشتری چیست؟
تلفن ثابت در مقابل VoIP
تلفن ثابت | ابری |
برای انتقال صدا از کابل های ساخته شده از سیم مسی استفاده می کند. | با استفاده از اتصال به اینترنت صدا را به عنوان داده منتقل می کند. |
هزینه های نصب و افزودنی نسبتاً زیاد است. | معمولاً شامل نرخ ماهانه با بسیاری از ویژگی ها می شود. |
مدت زیادی است که وجود دارد و خدمات پایدار و قابل اطمینان را ارائه می دهد. | قابلیت اطمینان بالای شبکه با افزونگی مبتنی بر ابر. |
برای برقراری تماس یا دریافت تماس باید در محل حضور داشته باشید. | می توانید از برنامه های VoIP برای برقراری تماس در هر نقطه استفاده کنید. |
نیاز به تغییرات فیزیکی، وقت گیر و اغلب پرهزینه دارد. | می توان به راحتی با استفاده از یک پورتال آنلاین انجام داد. |
برای دسترسی به ویژگی پیشرفته باید ارتقا دهید. | همه ویژگی های ارتقاء خدمات ثابت و کنفرانس ویدیویی، چت، برنامه های تلفن همراه و غیره. |
شناسایی سیستم تلفن مناسب برای کسب و کار شما
زمانی که می خواهید سیستم تلفن VoIP کسب و کار خود را ارتقا دهید یا جایگزین کنید باید چند عامل کلیدی را در نظر بگیرید. در ابتدا فعالیت های تجاری، حجم تماس مورد انتظار، اهداف و بودجه خود را در نظر بگیرید.
- آیا کسب و کار شما بستگی زیادی به تماس های صوتی دارد یا با حداقل نیاز به تلفن کار می کند؟
- برنامه های شما برای رشد استراتژیک چیست؟
- آیا از تیم فروش پرانرژی استفاده می کنید؟
- آیا نیاز به یکپارچه سازی سیستم تلفن دارید؟
- اگر برای گسترش نیاز به جذب مشتریان بیشتری دارید، یک سیستم تلفن قابل اعتماد ضرورت دارد.
هزینه
عامل اصلی بر بسیاری از تصمیمات مربوط به سیستم تلفن، هزینه است. قابلیت اطمینان بودن، باید در وهله اول باشد، اما اگر این موضوع اصلی در دستور کار شما باشد، می توانید بسته های تلفن ثابت مقرون به صرفه یا بسته های VoIP برای مشاغل خود پیدا کنید.
اگر هنوز سیستمی ندارید، استفاده از سیستم های VoIP گزینه هوشمندانه تری است. این به این دلیل است که هزینه راه اندازی، راه دور و سیستم های تلفن VoIP در مقایسه با خدمات تلفن ثابت کمتر است. با این حال، اگر قبلاً یک سیستم سنتی داشتید، بسته به نیازهای تجاری خود می توانید به دنبال ارتقا یا سیستم ترکیبی باشید.
قابلیت اطمینان
برای راه اندازی یک کسب و کار خوب، باید از کانال های ارتباطی قابل اعتماد و قابل دسترسی برای تیم ها، فروشندگان، شرکا و مشتریان استفاده کنید. قبل از ثبت نام، مدیریت ریسک، خط مشی ایمن از خطا و برنامه های پشتیبان ارائه دهندگان خدمات را مرور کنید.
امنیت
یک سیستم تلفن تجاری نیز باید کاملاً ایمن باشد تا از کلاهبرداری جلوگیری شود. البته توجه داشته باشید که امنیت نه تنها شامل خدمات تلفن به خودی خود بلکه شامل منابع داخلی شما نیز می شود. فقط با ارائه دهندگان خدمات بانکی با رمزگذاری واقعی، احراز هویت، معماری افزونگی و سایر سیستم های امنیتی شریک شوید.
تحرک
شرکت های هوشمند و موفق تقریباً همیشه تحرک بیشتری نسبت به همسالان خود دارند. سیستم های تلفن VoIP به شما این امکان را می دهد که در هر کجا، حتی در خارج از محل، تماس بگیرید و دریافت کنید. در مقابل، سیستم های تلفن سنتی نیاز به حضور در دفتر کار برای استفاده از تلفن دارند.
به دنبال سرویس هایی باشید که برنامه های تلفن همراه و رومیزی را ارائه می دهند که کارکنان شما را قادر می سازد در هر زمان و هر کجا که هستند با تیم ها و مشتریان ارتباط برقرار کنند.
همکاری
برخی از سیستم های تلفن ثابت امکان تماس سه طرفه را فراهم می کنند. خدمات VoIP موارد بسیار بیشتری را ارائه می دهد که شامل ویدئو کنفرانس برای شرکت کنندگان نامحدود و ادغام با ابزارهای همکاری و بهره وری، از جمله CRM و ایمیل است.
مقیاس پذیری
مشاغل چه در حال گسترش یا کوچک شدن باشند به مهارت قابل استفاده نیاز دارند. در طول این دوره ها، منابع باید مجدداً پیکربندی شوند تا با مقیاس عملیات تجاری که در آن استفاده می شود مطابقت داشته باشد.
پشتیبانی
شما همیشه می خواهید از خدمات مشتری درجه یک برای کسب و کار خود پشتیبانی کنید. به دنبال ارائه دهندگان خدمات با سابقه روشن از پشتیبانی عالی از مشتریان باشید.
امکانات
تلفن های ثابت عملاً تکامل خود را متوقف کرده اند و احتمالاً منسوخ خواهند شد. اگر می خواهید سیستم های ارتباطی خود را با تمام ویژگی های در حال ظهور داشته باشید پس باید از یک سیستم VoIP استفاده کنید.
با یک سیستم تلفن مجازی، می توانید تلفن را با سیستم عامل های تجاری خود مانند ایمیل، کنفرانس ویدیویی، فکس مجازی، بهره وری، آموزش کارکنان، ERP و نرم افزار CRM ادغام کنید.
انواع سیستم تلفن
1) سیستم تلفن مجازی
دسکتاپ یا برنامه های تلفن همراه که به شما امکان می دهد از طریق اینترنت تماس بگیرید و دریافت کنید که به آن سافت فون نیز می گویند.
مزایا: مقرون به صرفه، نصب و استفاده از آن بسیار آسان است.
معایب: سیستم تلفن کامل نیست.
مناسب برای: مشاغل کوچک با بودجه محدود و برای مشاغل با کارکنان یا پیمانکاران در مکان های مختلف.
2) سیستم های تلفن ثابت
از سیم های مسی برای انتقال ارتباط صوتی استفاده می شود که به آن تلفن آنالوگ نیز می گویند.
مزایا: بسیار پایدار و قابل اعتماد است.
معایب: راه اندازی، نگهداری و مقیاس گذاری نسبتاً گران تر است. ممکن است منسوخ شود.
مناسب برای: مشاغل کوچک که قبلاً تلفن ثابت دارند و نیازی به ارتقاء تلفن ندارند و افرادی که به فناوری های قدیمی علاقه دارند.
3) سیستم های تلفن VoIP
انتقال صدا به عنوان داده از طریق اینترنت صورت می گیرد.
مزایا: طیف گسترده ای از قابلیت ها، ویژگی ها و ادغام نرم افزار که امروزه برای اکثر مشاغل ضروری است، می توان به راحتی مقیاس بندی کرد و مقرون به صرفه است.
معایب: ممکن است در صورت قطع برق غیرفعال شود مگر اینکه منبع تغذیه اضطراری داشته باشید یا ارائه دهنده دارای قابلیت های ایمن از خرابی باشد.
مناسب برای: مشاغل آینده نگر در همه نوع، اندازه و صنعت است.
4) سیستم های ابری و داخلی
سیستم های VoIP که تنها تفاوت آنها محل (PBX) است، IP PBX هم نامیده می شود، سیستم های داخلی شامل یک سرور اصلی متصل به LAN (واقع در محل مشتری) است که تماس ها را از طریق تلفن ثابت سنتی و همچنین اینترنت دریافت و ارسال می کند. از سوی دیگر، سیستم های PBX ابری یا میزبانی شده به سیستم های VoIP اشاره می کنند که PBX آنها توسط ارائه دهنده میزبانی می شود.
مزایا: راه اندازی و نگهداری PBX مبتنی بر ابر به طور کلی هزینه کمتری دارد.
معایب: در سیستم های داخلی، نگهداری PBX بر عهده مشترک خدمات است.
مناسب برای: سیستم های داخلی برای تیم هایی که به دنبال کنترل بیشتر ابزارهای ارتباطی خود هستند عالی است. سیستم های مبتنی بر ابر برای مشاغلی که نمی خواهند مسئولیت مدیریت PBX خود را بر عهده بگیرند مناسب است.
بهترین روش ها هنگام انتخاب سرویس تلفن کسب و کارها
در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند بهترین سیستم تلفن را برای کسب و کار خود انتخاب کنید:
1) اهداف شما برای ارتقا یا جایگزین سیستم تلفن چیست؟
- در حال حاضر از کدام سیستم تلفن استفاده می کنید؟
- در سرویس تلفن به چه ویژگی ها و قابلیت های خاصی نیاز دارید؟
2) میزان تماس فعلی کسب و کار خود را بر اساس تعداد کارکنان، مکان های دفتر و تعامل صوتی با مشتریان، فروشندگان، شرکا و تیم ها ارزیابی کنید.
3) گزینه های مقیاس پذیری خود را در نظر بگیرید تا در آینده به رشد کسب و کار شما کمک کند.
4) منابع، سیستم عامل ها و مجموعه فناوری را که می خواهید سرویس تلفن را با آنها ادغام کنید، بررسی کنید. تعیین کنید که آیا سرویس اینترنت محلی از کیفیت و سرعت کافی برای راه حل های VoIP برخوردار است یا خیر.
5) بودجه مناسبی را برای سیستم تلفن اختصاص دهید.
6) بازار سیستم های تلفن را برای سرویس یا ارائه دهنده ای که با بودجه و نیازهای عملیاتی شما مطابقت دارد، جستجو کنید.
7) در مورد سوابق ارائه دهندگان خدمات به ویژه شهرت آنها در مورد قابلیت اطمینان و پشتیبانی مشتری تحقیق کنید.
8) تحقیق کنید که کدام سیستم ها و ارائه دهندگان خدمات توسط رهبران صنعت مورد استفاده قرار می گیرند.
9) یک لیست کوتاه از گزینه های خود تهیه کنید.
10) قبل از ثبت نام، لیست خدمات را امتحان کنید.
