ارتباط ما با دیگران بخش مهمی در کسب و کار است که باید به آن اهمیت داده شود. ارتباطات موثر بر فرایندها و کارایی یک شرکت تاثیر می گذارد، بهره وری سازمان هایی که دارای کارکنان مرتبط هستند تا 25 درصد افزایش می یابد.
افزایش بهره وری 25 درصدی چگونه بر موفقیت شرکت شما تأثیر می گذارد؟ آیا افزایش درآمد را مشاهده خواهید کرد؟ خدمات بهتر به مشتریان و در نتیجه مشتریان راضی تر؟ سود بیشتر؟ در این مقاله در مورد ارتباطات تجاری و روش های آن توضیح می دهیم.
موفقیت شرکت شما با ارتباط آغاز می شود:
ارتباطات ضعیف مشکلات زیادی را برای سازمان به همراه دارد. ارتباطات عالی، فرصتی را برای مشارکت کارکنان و مشتریان برجسته به ارمغان می آورد.
ارتباطات تجاری چیست؟
ارتباطات تجاری یک فرآیند به اشتراک گذاری اطلاعات بین افراد داخل و خارج از یک شرکت است. ارتباطات تجاری موثر نحوه تعامل کارکنان و مدیریت، برای رسیدن به اهداف سازمانی است و هدف آن بهبود شیوه های سازمانی و کاهش خطاها است.
اهمیت ارتباطات تجاری نیز در موارد زیر است:
- ارائه ایده های کسب و کار جدید
- تهیه طرح ها و پیشنهادات
- اجرای تصمیمات
- رسیدن به توافقات
- ارسال و انجام سفارشات
- فروش موفق
- جلسات موثر
تمام فعالیت های سازمان یافته در یک شرکت متکی به فرایند ارتباطات تجاری است، می تواند از ارتباطات مدیریتی تا ارتباطات فنی با فروشندگان باشد. هنگامی که ارتباطات نامشخص باشد، سیستم های اصلی شرکت در معرض از هم پاشیدگی قرار می گیرند. داده ها نشان می دهد که 60 درصد از متخصصان، ارتباطات داخلی را اندازه گیری نمی کنند و دلایل احتمالی آن ها عبارتند از: ندانستن اینکه از کجا شروع کنیم، مراحل بعدی یا نحوه محاسبه بازگشت سرمایه، اگر چنین باشد باید در نظر بگیرید که :
ارتباطات تجاری قوی در یک شرکت به احتمال زیاد منجر به مشارکت بیشتر کارکنان می شود.
درآمد شرکت های دارای نیروی کار در طول 12 ماه 19.2 درصد است. کسانی که نمرات مشارکت پایینی دارند 32.7 درصد کمتر دریافت می کنند.
اگر در مشارکت، کارکنان بهتری داشته باشید، چقدر موفق تر خواهید بود؟
و چگونه می توانید از یک فرآیند ارتباط تجاری اطمینان حاصل کنید که این امر را ممکن می سازد؟
انواع ارتباطات کسب وکار در یک سازمان معمولی
1- ارتباطات تجاری داخلی
- ارتباطات رو به بالا: هرگونه ارتباطی که از زیرمجموعه مدیر به دست آید. یا از شخص دیگری تا سلسله مراتب سازمانی.
- ارتباطات رو به پایین/ ارتباطات مدیریتی: هر چیزی که از یک فرد برتر به زیردست می آید.
- ارتباطات جانبی/ ارتباطات فنی: ارتباطات داخلی بین همکاران است.
2- ارتباطات تجاری خارجی
ارتباطات تجاری خارجی هرگونه پیامی است که از دفتر و کارکنان داخلی شما خارج می شود. این شامل برخورد با مشتریان، فروشندگان یا هر چیزی است که بر نام تجاری شما تأثیر می گذارد.
شما می توانید تمام ارتباطات در این طیف را به چهار نوع ارتباط تجاری طبقه بندی کنید.
1- دریافت دستورالعمل ها و تکالیف هم به سمت بالا و هم به سمت پایین و این شامل کاری موثر از یک شخص به شخص دیگر است. اکثر مشکلات در تجارت با ارتباطات نامشخص در این زمینه آغاز می شود.
2- به اشتراک گذاری و بحث در مورد اطلاعات، از جمله به اشتراک گذاری اطلاعات که در جلسات ادامه می یابد. هنگامی که ارتباطات در این زمینه با شکست مواجه می شود، باعث می شود که کارها به طور نامناسب انجام شود یا اصلاً انجام نشود.
3- دادن بازخورد، تصحیح و انضباط به افرادی که به شما گزارش می دهند تا بتوانند دانش و ابزار لازم را برای انجام بهتر کار خود داشته باشند. ارائه بازخورد عالی و عملی یک مهارت کلیدی برای هر کسی است که در موقعیت رهبری قرار دارد.
4- جلسات و بحث های حل مسئله و تصمیم گیری ها یکی از مهم ترین بحث ها برای هر سازمان محسوب می شود که شامل تفکر انتقادی بالاتر و فناوری ارتباطات بهتر است.
روش های ارتباطات کسب و کار
ارتباطات تجاری شفاهی یا مکتوب است همچنین ارتباطات به صورت حضوری یا از راه دور انجام می شود. ارتباط کتبی برای نگه داشتن یک کاغذ از تصمیمات و اقدامات انجام شده و همچنین برای کنار هم قرار دادن استراتژی ها و برنامه ها بسیار مفید است. تعاملات شفاهی امکان ایجاد ایده لحظه ای و جریان بازتر افکار را فراهم می کند.
روش های ارتباطات تجاری
1) ارتباطات مبتنی بر وب
شامل ارتباطات روزمره مانند ایمیل ها و برنامه های پیام رسانی فوری است. مزایای ایمیل ها و پیام ها در توانایی هدایت مکالمات خصوصی در محیط شلوغ اداری و همچنین به اشتراک گذاشتن پیام با بسیاری از افراد به صورت همزمان است.
2) جلسات تلفنی
تلفن ها موجب می شوند برای برگزاری جلسات به صورت حضوری جمع نشوند. با این نوع جلسات ارتباط غیر کلامی در مقایسه با ارتباط نوشتاری، امکان تبادل ایده بهتر را فراهم می کند. سیستم های تلفن ابری می توانند سرعت کار و همکاری تیمی را افزایش دهند.
3) کنفرانس ویدیوئی
سیستم های ویدئو کنفرانس به افراد از راه دور این امکان را می دهد تا جلساتی را برگزار کنند که تا حد امکان به جلسات حضوری نزدیک است.
4) جلسات حضوری
جلسات حضوری می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا ایده ها را سریع پیش ببرد. تحقیقات نشان می دهد که جلسات حضوری بیشتر از جلسات مجازی ایده ایجاد می کند.
5) گزارشات و اسناد رسمی
مستندسازی فعالیت هایی که بر سایر افراد و بخش ها تأثیر می گذارد، بخش مهمی از یک سیستم ارتباطی است. یک سند مکتوب در هر لحظه احتمال سردرگمی یا اختلاف نظر را کاهش می دهد و وضوح بیشتری در ارتباطات ایجاد می کند.
6) ارائه ها
ارائه هایی که توسط گزارشات و اسلاید پاورپوینت پشتیبانی می شوند اغلب نحوه برگزاری جلسات با گروه های بزرگتر است و برای به اشتراک گذاشتن ایده های جدید عالی است.
7) تابلوهای انجمن و سوالات متداول
یک حوزه داخلی برای کارکنان که به سوالات متداول در زمینه موضوعات مختلف ادارات مراجعه کرده و سوالات جدیدی را مطرح کنند که آنها را در مورد یک موضوع به روزتر کند.
8) نظرسنجی
نظرسنجی داخلی و مشتری یک روش ایده آل برای جمع آوری بازخورد و رتبه بندی در مورد موضوعات مهم است. نظرسنجی ها یک چرخه سالم از بهبودهای پشتیبانی شده توسط بازخورد را تسهیل می کنند و یک کانال ارتباطی بین تمام سطوح داخل یک سازمان را ایجاد می کنند.
9) فعالیت های مدیریت مشتری
این می تواند شامل هرگونه فعالیت در ارتباط با مشتری باشد، به عنوان مثال پشتیبانی از چت که ارتباط با مشتری را مدیریت می کند.
کسب و کار شما به کدام روش های ارتباطی تجاری نیاز دارد؟
پاسخ به این موضوع بستگی به کسب و کار شما دارد، شما تنها با استفاده از روش های ارتباطی تجاری که نیاز دارید می توانید برای کسب و کار خود نوع ارتباط را انتخاب کنید.
