با PBX ابری، می توانید کل سیستم تلفن کسب و کار خود را از طریق اتصال به اینترنت اجرا کنید. این به تیم شما اجازه می دهد تا از هر کجا و نه فقط از دفتر تماس گرفته و دریافت کند.
اما هنگام بررسی راه حل PBX ابری باید به دنبال چه چیزی باشید؟ در این مقاله برترین ویژگی های PBX را برای شما توضیح می دهیم، از جمله:
- حالت خودکار
- گزارش تماس و تجزیه و تحلیل
- پاسخ صوتی تعاملی
- شماره های محلی رایگان
- کنفرانس صوتی و تصویری
- رمزگذاری تماس
- ارسال پست صوتی به ایمیل
- مسیریابی تماس پیشرفته
- ضبط تماس
- ارسال تماس
- برای تماس کلیک کنید
- برنامه های تلفن همراه و دسکتاپ
- قابلیت اطمینان درجه شرکت
PBX ابری چیست؟
Private Branch Exchange (PBX) یک سیستم تلفن تجاری است که در آن ارائه دهنده، خدمات داده های ارتباطی کسب و کار شما را در ابر ذخیره می کند، همچنین به عنوان PBX مجازی یا PBX میزبان شناخته می شود زیرا شبکه برخلاف یک سانترال سنتی که مرکز داده در محل کار شما است، دور از دفتر شما میزبانی می شود.
کاربران PBX ابری برای برقراری تماس VoIP با دستگاه متصل به اینترنت مانند تلفن همراه یا لپ تاپ به سیستم خود دسترسی دارند. این تنها تجهیزاتی است که شما به آن احتیاج دارید و آن را به یک انتخاب محبوب برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ تبدیل کرده است.
PBX ابری چگونه کار می کند؟
تماس هایی که از طریق یک سیستم تلفن PBX ابری انجام می شود از فناوری (VoIP) استفاده می کند، بنابراین برای برقراری و دریافت تماس، فقط به اینترنت نیاز دارید.
نرم افزار تجاری VoIP که استفاده می کنید فایل های صوتی را به امواج صوتی دیجیتال تبدیل می کند و از طریق اینترنت به کاربر نهایی منتقل می کند، به این معنی که برای برقراری و دریافت تماس های تجاری فقط به اتصال به اینترنت با پهنای باند کافی نیاز دارید.
سیستم سانترال سنتی به خطوط مسی در شرکت نیاز دارد اما PBX ابری مانند سانترال سنتی نیست و کارمندان از راه دور می توانند از این سیستم تلفنی در هر جایی که هستند، استفاده کنند.
ویژگی های برتر PBX ابری
شما باید مطمئن شوید که ارائه دهنده خدمات PBX همه ویژگی های تلفن مورد نیاز کسب و کار شما را دارند. در اینجا 13 ویژگی برتر PBX ابری که باید به آن ها توجه کنید را برای شما توضیح می دهیم.
1- حالت خودکار
اگر کار کسب و کار شما با تلفن است پس تماس های تلفنی برای شما مهم است. در حالت خودکار کارمندی بخش های مختلف شرکت را معرفی کند تا تماس گیرندگان به بخش مورد نظر هدایت شوند، به طور مثال اگر با شرکتی تماس گرفتید و با این صدا مواجه شدید"برای فروش 1 را فشار دهید ، برای پشتیبانی 2 را فشار دهید" ، پس، از یک متصدی خودکار استفاده کرده اید.
در صدای خودکار نه تنها هزینه ها را برای رفع نیاز به پذیرش انسانی کاهش می دهد، بلکه برای رضایت مشتری فوق العاده است. علاوه بر این، حالت خودکار به تماس گیرندگان ورودی یک جلوه حرفه ای می دهند، یک سلام ساده که شرکت شما را معرفی می کند و از شخص تماس گیرنده تشکر می کند، می تواند برای ایجاد اعتبار یک شرکت بسیار مفید باشد.
2- گزارش گیری از تماس
اگر تماس های یک کسب و کار بزرگ را اداره می کنید قابلیت گزارش گیری مهم است زیرا می توانید از جزئیات تماس ها از جمله : زمان صرف شده برای تماس های تلفنی، تعداد تماس های پاسخ داده شده و از دست رفته، بیش ترین پاسخ ها توسط کدام تیم است و ... اطلاع پیدا کنید. هر کدام از این جزئیات به شما این امکان را می دهد تا دید بهتری نسبت به تجارت خود داشته باشید.
3- پاسخ صوتی تعاملی
این قابلیت مانند حالت خودکار است اما به جای فشردن داخلی مورد نظر می توانید با صوت بگویید و به بخش مورد نظر هدایت شوید.
4- شماره تلفن های محلی و رایگان
اگر مشتریان با شماره عوارض یک شرکت تماس بگیرند، ممکن است هزینه تماس را دریافت کنند. اما با یک شماره تلفن رایگان، هزینه های اضافی از مشتریان برای تماس با شما از طریق تلفن ثابت دریافت نمی شود. شناسه تماس گیرنده کسب و کار شما کد منطقه ای را نشان می دهد که هزینه اضافی دریافت نمی کند. این شماره تلفن ها می توانند تأثیر مثبتی بر روی تیم فروش شما داشته باشند و در 95 درصد مواقع محصولات بیشتر و اقلام بالاتر سفارش می دهند.
کدهای منطقه فقط برای مشتریان مهم نیست که ببینند آیا هزینه اضافی را متحمل می شوند یا خیر. کدهای ناشناخته در شناسه تماس گیرنده می تواند دلیل عدم برداشتن تلفن باشد. با توجه به نظرات نرم افزاری، مردم تقریبا چهار برابر بیشتر به تماس های شماره های محلی پاسخ می دهند. بررسی کنید که آیا ارائه دهنده شما شماره های مجازی محلی رایگان را برای جلب اعتماد مردم با کدهای منطقه ای محلی و قابل تشخیص ارائه می دهد یا خیر.
5- کنفرانس صوتی و تصویری
ارائه دهندگان PBX به شما این امکان را می دهند تا با تیم خود تماس های ویدئویی و صوتی برقرار کنید. این کار با ایجاد یک اتاق جلسات مجازی، به نام پل کنفرانس، با یک رمز عبور مربوطه برای پیوستن تیم شما کار می کند. آنها می توانند از هر دستگاه متصل به اینترنت برای پیوستن به کنفرانس، از جمله تلفن نرم افزاری، هدست VoIP یا تلفن همراه خود استفاده کنند. هر فرد می تواند مکالمه را بشنود، در صورت لزوم وارد شود و حتی به نوبت صفحه خود را برای همکاری بهتر به اشتراک بگذارد. از آنجا که تماس های VoIP از طریق اینترنت انجام می شود، برای برقراری تماس های کنفرانسی فقط به پهنای باند قوی نیاز دارید.
6- رمزگذاری تماس (TLS و SRTP)
اگر ارائه دهنده شما رمزگذاری تماس را ارائه دهد، تماس های VoIP بسیار امن هستند. تماس های ورودی دارای دو لایه به اتصال دیجیتالی هستند که شامل موارد زیر است:
امنیت لایه انتقال (TLS)
پروتکل انتقال ایمن در زمان واقعی (SRTP)
هر دوی این ها بدان معناست که تماس های تلفنی شما رمزگذاری شده است. هکرها نمی توانند تماس های داخلی یا خارجی را استراق سمع کنند.
7- ارسال پست صوتی به ایمیل
پست صوتی به ایمیل یک ویژگی است که صدای ضبط شده را به ایمیل ارسال می کند، هر بار که یک پست صوتی در شماره VoIP شما باقی می ماند ایمیل آن حاوی فایل MP3 را دریافت می کنید. سپس می توانید آن را در رایانه خود گوش دهید و در صورت تمایل پیگیری کنید.
برخی از ارائه دهندگان ویژگی های رونویسی پست صوتی را نیز ارائه می دهند. شما همان پست صوتی را به صورت رونویسی در متن ساده و همچنین قالب صوتی مشاهده خواهید کرد. با این کار می توانید تماس ها را برگردانید، یادداشت کنید و اطلاعات تماس را با تیم خود به اشتراک بگذارید.
8- مسیر یابی پیشرفته تماس ها
مزیت عمده استفاده از PBX میزبان مسیریابی تماس و صف تماس است. ممکن است اپراتورها نتوانند به همه تماس های تلفنی فوراً پاسخ دهند، اما به جای آنکه تماس ها قطع نشوند یا در حالت تعلیق قرار نگیرند، تماس گیرندگان ورودی به صف تماس می پیوندند. یک پیام خودکار به آنها می گوید که در صف قرار گرفتن در چه موقعیتی هستند، چقدر باید منتظر بمانند و از صبر آنها تشکر می کند.
9- ضبط تماس
ضبط مکالمات برای آموزش کارمندان منابع خوبی است. می توانید ضبط تماس ها را پخش کنید و بررسی کنید کدام کارمندان فروش بهتر کار می کنند، همچنین می توانید از ضبط تماس برای آماده سازی کارکنان جدید استفاده کنید.
علاوه بر این دسترسی به ضبط تماس ها به مسئولیت پذیری کارکنان کمک می کند. اگر باید مشخص کنید چه کسی چه چیزی گفته است، شما یک مخزن ضبط خواهید داشت که می توانید به عقب برگردید و تا شش ماه به آنها گوش دهید.
10- ارسال تماس
با استفاده از این قابلیت می توانید بدون هیچ گونه وقفه ای، تماس ها را از تلفن میز کار خود به تلفن همراهتان هدایت کنید. شخصی که در پشت خط قرار دارد، هیچ تفاوتی را متوجه نخواهد شد.
شما حتی می توانید تنظیمات PBX ابری خود را برای خودکار ارسال تماس تغییر دهید، این برای مواردی کاربرد دارد که نمی توانید با دستگاه معمولی خود تماس بگیرید، مانند اینکه سه شنبه از خانه کار می کنید یا برای تعطیلات از کار خارج شده اید.
11- برای تماس کلیک کنید
با قابلیت کلیک برای تماس، می توانید یک شماره تلفن را روی یک دستگاه فشار دهید و بلافاصله با یک بیزینس محلی تماس بگیرید. این ویژگی را به عنوان تماس با یک کلیک نامگذاری کرده اند.
کلیک برای تماس به شما امکان می دهد از ترافیک وب استفاده کرده و تماس مشتریان با بیزینس خود را آسان تر کنید. آنها نیازی به کپی و چسباندن شماره در تلفن همراه خود ندارند. آنها فقط روی دکمه تلفن کلیک می کنند و اتصال برقرار می شود.
12- برنامه موبایل و دسکتاپ
داشتن یک برنامه در تلفن همراه و سیستم دسکتاپ به کارکنان این امکان را می دهد تا مکالمه را در هر جایی که هستند انجام دهند، این ویژگی برای کارمندان از راه دور مفید است.
مهم است که بررسی کنید آیا ارائه دهنده شما دارای برنامه سازگاری برای دستگاه هایی است که قبلاً از آنها استفاده می کردید. این می تواند شامل برنامه های تلفن همراه برای دستگاه هایی باشد که بر روی iOS ، Android و Google کار می کنند.
همه این ها باعث صرفه جویی بیشتر در هزینه می شود. هنگام استفاده از PBX ابری نیازی به تمام شدن و تعویض تمام تجهیزات خود ندارید و همچنین وقتی کارمندی از تیمی به تیم دیگر می پیوندد، نیازی نیست تلفن رومیزی جدیدی بخرید. با یک برنامه تلفن همراه سازگار، آنها می توانند از دستگاه های موجود خود استفاده کرده و بلافاصله کار کنند.
13- قابلیت اطمینان
یک سیستم تلفن مبتنی بر ابر همیشه توسط مهندسان اداره می شود.
بررسی کنید که ارائه دهنده شما دارای یک تیم امنیتی اختصاصی است که مراکز داده در آن قرار دارند. به این ترتیب، آنها می توانند هرگونه آسیب پذیری امنیتی را رصد و برطرف کرده و مطمئن شوند که شبکه همیشه فعال است.
انتخاب ارائه دهنده PBX ابری
هنگام انتخاب ارائه دهنده PBX ابری جدید، هزینه به احتمال زیاد عامل اصلی است.
بنابراین، در حین تحقیق از ارائه دهندگان از این لیست استفاده کنید و مطمئن شوید که چه چیزی به عنوان استاندارد یا افزودنی ذکر شده است. با انتخاب بسته ای که به صورت استاندارد ارائه می دهند، می توانید هزینه های سیستم تلفن تجاری خود را کاهش دهید.
